Dlaczego odpowiednie statusy zamówień są kluczowe?

Odpowiednie ustawienie statusów zamówień ma bezpośredni wpływ na płynność pracy w sklepie oraz satysfakcję klientów. Pracownicy sklepu, dzięki precyzyjnie zdefiniowanym statusom, mają pełną kontrolę nad etapami realizacji zamówienia. Każdy status jednoznacznie wskazuje, na jakim etapie znajduje się proces – od momentu złożenia zamówienia, przez jego kompletowanie, aż po wysyłkę. Dzięki temu pracownicy mogą skutecznie i szybko podejmować działania, eliminując chaos i nieporozumienia w codziennej obsłudze.

Z perspektywy klienta statusy zamówień zwiększają przejrzystość całego procesu zakupowego. Gdy klient jest na bieżąco informowany o tym, co dzieje się z jego zamówieniem, automatycznie czuje się pewniej i spokojniej. Taki poziom transparentności minimalizuje liczbę zapytań dotyczących realizacji, typu: „Kiedy otrzymam przesyłkę?” lub „Czy moje zamówienie zostało wysłane?”. Automatyczne aktualizacje statusów, często połączone z automatycznym wysyłaniem e-maili, sprawiają, że klient ma pełny wgląd w postęp swojego zamówienia bez konieczności kontaktu z obsługą sklepu.

Dla obsługi sklepu to również znacząca oszczędność czasu. Automatyzacja komunikacji poprzez odpowiednie ustawienie statusów pozwala na automatyczne wysyłanie powiadomień do klientów, co eliminuje potrzebę ręcznego odpowiadania na te same pytania dotyczące realizacji zamówień. W efekcie zespół może skoncentrować się na innych zadaniach, które bezpośrednio przekładają się na rozwój sklepu, jednocześnie utrzymując wysoki poziom obsługi klienta.

Podstawowe statusy zamówień na platformie Shoper

Platforma Shoper oferuje zestaw podstawowych statusów zamówień, które pomagają w łatwym zarządzaniu każdym etapem realizacji. Oto najważniejsze z nich:

• Nowe zamówienie – to pierwszy status, który pojawia się zaraz po złożeniu zamówienia przez klienta. Informuje, że sklep otrzymał zamówienie, ale nie rozpoczęto jeszcze jego realizacji. Jest to sygnał dla pracowników sklepu, by rozpocząć proces przygotowywania zamówienia.

• W trakcie realizacji – ten status oznacza, że zamówienie jest obecnie przetwarzane. Może obejmować kompletowanie produktów, weryfikację płatności lub przygotowanie paczki. Dla klienta jest to informacja, że zamówienie już się „dzieje” i niedługo będzie gotowe do wysyłki.

• Gotowe do wysyłki – status ten wskazuje, że zamówienie zostało przygotowane i jest gotowe do nadania. Zwykle oznacza, że paczka została zapakowana i oczekuje na przekazanie kurierowi lub dostarczenie do punktu odbioru.

• Zamówienie wysłane – kluczowy status, który informuje, że paczka została już przekazana do przewoźnika i jest w drodze do klienta. W tym momencie klient może otrzymać e-mail z numerem przesyłki, który pozwoli na jej śledzenie.

• Zamówienie anulowane – ten status oznacza, że zamówienie zostało anulowane, czy to na prośbę klienta; z powodu braku płatności; czy innego powodu. Informuje zarówno obsługę sklepu, jak i klienta, że transakcja nie zostanie zrealizowana.

Oprócz tych podstawowych statusów Shoper umożliwia dodawanie własnych, niestandardowych statusów, dostosowanych do specyfiki działalności sklepu. To elastyczne rozwiązanie, które pomaga jeszcze bardziej zoptymalizować procesy logistyczne i komunikacyjne.

Niestandardowe statusy zamówień – elastyczne rozwiązania dla Twojego sklepu

Oprócz podstawowych statusów, platforma Shoper oferuje możliwość wprowadzenia niestandardowych statusów, które można dostosować do specyfiki prowadzonego biznesu. Poniżej kilka propozycji niestandardowych statusów, które mogą usprawnić zarządzanie zamówieniami i komunikację z klientami:

• Czeka na płatność – ten status jest przydatny w sytuacjach, gdy klient wybiera opcję płatności, która nie jest realizowana automatycznie (np. przelew tradycyjny). Informuje, że zamówienie zostało złożone, ale realizacja zostanie rozpoczęta dopiero po otrzymaniu wpłaty. Status ten pomaga uniknąć sytuacji, w których zamówienia są przetwarzane bez pewności, że klient dokonał płatności.

• W trakcie kompletowania – użycie tego statusu pozwala na dokładniejsze monitorowanie etapów realizacji zamówienia, szczególnie w sklepach, gdzie kompletowanie zamówień może zająć więcej czasu, np. z powodu ręcznej produkcji lub złożonego asortymentu. Dzięki temu klienci są informowani o postępie, co zwiększa ich satysfakcję i zaufanie do sklepu.

• Problemy z realizacją – czasami występują sytuacje, w których realizacja zamówienia napotyka problemy, np. brak towaru na magazynie lub opóźnienia ze strony dostawców. Wprowadzenie takiego statusu umożliwia szybkie poinformowanie klienta o problemie i zaproponowanie rozwiązania, np. zmiany produktu lub wydłużenia terminu realizacji. Unikamy w ten sposób niepotrzebnych konfliktów i opóźnień w komunikacji.

• Oczekuje na odbiór osobisty – jeśli Twój sklep oferuje możliwość odbioru osobistego, ten status może być niezwykle przydatny. Pozwala na precyzyjne informowanie klientów, że ich zamówienie jest już gotowe do odbioru, ale jeszcze nie zostało odebrane. Status ten ułatwia również organizację pracy w przypadku większej liczby zamówień do odbioru.

Jak dodatkowe statusy zamówień ułatwiają zarządzanie?

Niestandardowe statusy pomagają lepiej zarządzać procesami wewnątrz sklepu, eliminując nieporozumienia i zwiększając przejrzystość. Dzięki nim zarówno pracownicy, jak i klienci wiedzą dokładnie, na jakim etapie znajduje się zamówienie, co pozwala na efektywniejsze planowanie pracy oraz uniknięcie nadmiaru zapytań od klientów. Klarowność w komunikacji przyczynia się do zwiększenia zadowolenia klientów, co bezpośrednio wpływa na poprawę doświadczenia zakupowego i lojalność wobec marki.

Automatyczne powiadomienia e-mail – poprawa komunikacji z klientami

Automatyczne powiadomienia e-mail są jednym z kluczowych narzędzi, które mogą znacząco usprawnić komunikację z klientami w sklepie internetowym. Dzięki integracji z systemem statusów zamówień, automatyzacja e-mail pozwala informować klientów na każdym etapie realizacji zamówienia, co zwiększa ich poczucie kontroli nad procesem zakupowym i poprawia ogólne doświadczenie zakupowe.

Przykłady komunikatów e-mail na każdym etapie realizacji zamówienia

• Nowe zamówienie – Po złożeniu zamówienia klient otrzymuje potwierdzenie, które zawiera wszystkie szczegóły dotyczące zamówienia, takie jak lista produktów, wybrana forma płatności i dostawy, oraz informacja o dalszych krokach.

{bill_firstname}, dostaliśmy Twoje zamówienie o nr {order_id}. Dziękujemy!

Przewidywany termin realizacji to 2 dni robocze.

Informacje o zamówieniu:
Numer zamówienia: {order_id}
Data złożenia zamówienia: {date}
Płatność: {payment}
Dostawa: {shipping}
Koszt dostawy: {shipping_cost}
Całkowita wartość zamówienia: {sum}

Zamówione produkty:
{products} {products.name} {products.option} | {products.price} - {products.quantity} {products.unit}
{/products}

Adres wysyłki:
{deliv_firstname} {deliv_lastname}
{deliv_company},
{deliv_postcode} {deliv_city}
{deliv_street_1} {deliv_street_2}
{phone_1}
{phone_2}

Będziemy Cię informować o kolejnych etapach realizacji zamówienia.

• Czeka na płatność – Jeśli płatność nie została jeszcze dokonana (np. przy wybraniu przelewu tradycyjnego), klient otrzymuje przypomnienie z informacją o konieczności uiszczenia opłaty.

{bill_firstname}, zmieniliśmy status Twojego zamówienia
Trwa {status}. Twoje zamówienie nr {order_id} zostanie skierowane na kolejny etap realizacji po zaksięgowaniu wpłaty.

Dane do przelewu:
Odbiorca: {shop_company_name}
Adres (jeśli wymagany): {shop_address_1}, {shop_zip_code}, {shop_city}
Numer konta: 00 0000 0000 0000 0000 0000 0000
Tytuł przelewu: Zamówienie nr {order_id}

Zamówienia realizowane są w 24h po zaksięgowaniu wpłaty (zwykle 2-3 dni robocze).

Będziemy Cię informować o kolejnych etapach realizacji zamówienia.

• W trakcie realizacji – Po zaksięgowaniu płatności lub akceptacji zamówienia, klient jest informowany o tym, że jego zamówienie jest w trakcie przygotowywania.

• Gotowe do wysyłki – Gdy zamówienie zostało skompletowane i jest gotowe do wysyłki, klient otrzymuje stosowną informację z przewidywaną datą dostawy.
• Zamówienie wysłane – Po nadaniu przesyłki, klient otrzymuje informację wraz z numerem śledzenia paczki, co pozwala mu na monitorowanie jej w drodze do miejsca docelowego.

• Zamówienie anulowane – W przypadku anulowania zamówienia, klient jest informowany o przyczynach oraz o dalszych krokach, np. zwrocie pieniędzy.

Korzyści z automatyzacji powiadomień e-mail

Automatyzacja powiadomień e-mail niesie ze sobą szereg korzyści zarówno dla sklepu, jak i klientów. Kluczowe zalety to:

• Redukcja zapytań typu "Gdzie jest moje zamówienie?" – Dzięki regularnym powiadomieniom klient jest na bieżąco informowany o statusie zamówienia, co ogranicza liczbę zapytań do obsługi klienta dotyczących etapu realizacji.

• Oszczędność czasu dla obsługi sklepu – Automatyczne e-maile eliminują potrzebę ręcznego wysyłania powiadomień, co pozwala zespołowi na skoncentrowanie się na innych, bardziej istotnych zadaniach.

• Lepsza komunikacja i zadowolenie klienta – Klienci, którzy są regularnie informowani o statusie zamówienia, czują się pewnie i są skłonni wracać do sklepu. Transparentna komunikacja buduje zaufanie i wzmacnia pozytywne doświadczenie zakupowe.

Automatyczne powiadomienia to prosty, ale niezwykle skuteczny sposób na poprawę zarówno wewnętrznej organizacji sklepu, jak i relacji z klientami.

Dobrze skonfigurowane statusy zamówień to nie tylko usprawnienie obsługi klienta, ale również lepsza organizacja pracy w sklepie. Poprawiają one przejrzystość procesu realizacji zamówień, redukują liczbę zapytań od klientów i oszczędzają cenny czas. Automatyzacja powiadomień pozwala na szybką i bezproblemową komunikację, co buduje zaufanie i zwiększa satysfakcję klientów.

Nie ograniczaj się jednak tylko do standardowych statusów. Eksperymentowanie z niestandardowymi statusami, takimi jak "Czeka na płatność", "W trakcie kompletowania" czy "Problemy z realizacją", może jeszcze bardziej zoptymalizować procesy w Twoim sklepie. Dzięki temu zyskasz lepszą kontrolę nad realizacją zamówień, a klienci będą na bieżąco informowani o etapach realizacji swojego zakupu.

Potrzebujesz wsparcia? Skorzystaj z profesjonalnej konfiguracji sklepu internetowego Shoper

Chcesz zoptymalizować funkcjonowanie swojego sklepu internetowego na platformie Shoper? Skontaktuj się ze mną, jeśli potrzebujesz wsparcia w konfiguracji statusów zamówień i innych kluczowych funkcji. Oferuję kompleksową usługę konfiguracji, która pomoże Ci w pełni wykorzystać dostępne narzędzia i zautomatyzować procesy sprzedażowe.

Dzięki mojej pomocy Twój sklep będzie działał sprawniej, a Ty zyskasz więcej czasu na rozwój swojego biznesu.

  Zachęcam do kontaktu.